Come funziona l’SDI Sistema di Interscambio: la fattura elettronica passo passo

Te lo diciamo noi: l’SDI — Sistema di Interscambio — è il canale obbligatorio attraverso cui passano tutte le fatture elettroniche in Italia. Ogni fattura che emetti o ricevi transita da lì. La procedura richiede tra 5 e 15 minuti per la prima configurazione, poi diventa automatica. Hai bisogno di un file XML in formato FatturaPA, del codice SDI o della PEC del destinatario e di un canale di trasmissione. Ecco tutto quello che devi sapere, dall’inizio alla fine. Fonte ufficiale: Agenzia delle Entrate — Fatturazione elettronica.

Cosa devi avere a portata di mano

• Credenziali Entratel o SPID/CIE/CNS per accedere al portale Fatture e Corrispettivi
• Partita IVA del mittente e del destinatario
• Codice SDI (7 caratteri) o PEC del destinatario della fattura
• Software gestionale o accesso al portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate
• File XML della fattura nel formato FatturaPA (lo genera il tuo software)
• Certificato di firma digitale solo se il tuo intermediario lo richiede

Cos’è l’SDI e perché esiste

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate. Ha un compito preciso: ricevere le fatture elettroniche, controllarne la correttezza formale e recapitarle al destinatario.

Non è un archivio e non è un portale dove entri e guardi le tue fatture in formato bello. È un instradatore: prende il tuo file XML, lo esamina e lo consegna. Punto.

L’obbligo di fatturazione elettronica via SDI è in vigore in Italia dal 1° gennaio 2019 per la maggior parte delle operazioni B2B e B2C tra soggetti IVA. Prima era facoltativo, oggi non lo è più.

Perché è stato introdotto? Due motivi concreti: ridurre l’evasione IVA e semplificare gli adempimenti fiscali. L’Agenzia delle Entrate vede ogni fattura in tempo reale. Di conseguenza, alcune comunicazioni che si facevano una volta — come lo spesometro — sono state abolite.

Il formato FatturaPA: di cosa si tratta

Una fattura elettronica non è un PDF. È un file XML strutturato secondo le specifiche tecniche definite da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Il formato si chiama FatturaPA.

L’XML contiene tutti i campi obbligatori: dati del mittente, dati del destinatario, descrizione dei beni o servizi, imponibile, aliquota IVA, totale, data, numero progressivo. Non puoi inventarti la struttura: deve rispettare lo schema XSD pubblicato ufficialmente.

Se usi un software gestionale — quasi tutti i gestionali italiani lo fanno già — il file XML lo genera automaticamente. Non devi scrivere XML a mano. Il portale gratuito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate ha anche una procedura guidata per chi fa poche fatture e non ha un gestionale.

Come funziona l’SDI passo passo

1. Prepara il file XML della fattura

Crea la fattura nel formato FatturaPA. Il tuo software gestionale ha un tasto “Genera fattura elettronica” o simile. Se non hai un gestionale, vai su Fatture e Corrispettivi, accedi con SPID, CIE o CNS e usa la procedura guidata gratuita.

Il file XML deve contenere tutti i campi obbligatori. Un campo mancante o sbagliato causa lo scarto da parte dell’SDI.

2. Indica il codice SDI o la PEC del destinatario

Nel campo CodiceDestinatario scrivi il codice SDI a 7 caratteri del destinatario. Lo trovi chiedendolo direttamente al cliente o fornitore, oppure sul suo sito web nella sezione “dati per la fatturazione”.

Se non hai il codice SDI, scrivi 0000000 e compila il campo PECDestinatario con la PEC dell’azienda. In questo caso la fattura arriva via PEC anziché via canale diretto.

⚠ Attenzione: se scrivi sia 0000000 come codice sia nessuna PEC, la fattura viene recapitata nell’area riservata del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Il destinatario deve andare a recuperarla lì. Non è un errore, ma molti non lo sanno e pensano che la fattura sia andata persa.

3. Firma digitalmente il file (solo se necessario)

La firma digitale del file XML non è obbligatoria per legge. L’SDI accetta file firmati e non firmati. Tuttavia alcuni intermediari o software la richiedono come passaggio aggiuntivo di sicurezza.

Se la apponi, usa un certificato di firma qualificata. Non usare firme digitali scadute: l’SDI le accetta lo stesso, ma potresti avere problemi in caso di contenzioso.

4. Trasmetti il file all’SDI

Hai quattro canali a disposizione:

• Portale web Fatture e Corrispettivi: carichi il file manualmente. Va bene per chi fa poche fatture.
• PEC: invii il file XML (come allegato) all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Devi usare una PEC come mittente, non una normale email.
• Servizio webservice (SOAP/REST): per chi ha un software gestionale integrato.
• Canale FTP/SFTP: riservato agli intermediari accreditati che trasmettono grandi volumi.

Per la maggior parte dei lavoratori autonomi e delle PMI, il portale web o il gestionale integrato sono le scelte più pratiche.

5. Attendi la notifica dell’SDI

Dopo la trasmissione, l’SDI elabora il file e ti risponde. Le notifiche possibili sono tre:

In condizioni normali la risposta arriva in pochi minuti. Nei periodi di picco (fine mese, fine trimestre) possono passare fino a 5 giorni lavorativi.

⚠ Attenzione: non considerare la fattura “inviata” finché non hai ricevuto la notifica. Se trasmetti via PEC e la tua casella PEC è piena, la notifica potrebbe non arrivare. Controlla sempre la PEC prima di inviare.

6. Gestisci l’esito

Se ricevi la ricevuta di consegna: la fattura è andata a buon fine. Conserva la notifica insieme al file XML.

Se ricevi una notifica di scarto: la fattura non è valida. Non puoi “correggerla”: devi emettere una nuova fattura con lo stesso contenuto, ma un nuovo numero progressivo. Il numero della fattura scaricata non va usato di nuovo. Correggi l’errore segnalato nella notifica e ritrasmetti.

Se ricevi una notifica di mancata consegna: la fattura è comunque valida ai fini fiscali. Il destinatario la trova nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Avvisalo tu che la fattura è disponibile lì.

7. Conserva la fattura a norma

Conserva il file XML ricevuto (e le notifiche associate) per almeno 10 anni. La conservazione deve essere elettronica e a norma di legge — non basta salvare il file su un hard disk o in una cartella del desktop.

Hai due opzioni principali:

• Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate: attivabile da Fatture e Corrispettivi. Le fatture trasmesse via SDI vengono conservate automaticamente. Devi attivarlo esplicitamente, non è automatico.
• Conservatore accreditato AgID: aziende private che offrono il servizio, spesso integrate nel tuo gestionale.

⚠ Attenzione: conservare il PDF non è sufficiente. Il documento fiscale originale è il file XML. Il PDF è solo una rappresentazione leggibile, utile da mandare al cliente ma non valida ai fini della conservazione sostitutiva.

Il codice SDI: cosa è esattamente

Il codice SDI (detto anche “codice destinatario”) è una stringa di 7 caratteri alfanumerici. Identifica il canale di ricezione delle fatture elettroniche di un soggetto.

Lo assegna l’Agenzia delle Entrate o il software/intermediario che il destinatario usa. Se un’azienda usa un gestionale che si interfaccia direttamente con l’SDI, il codice lo fornisce il gestionale. Se usa il portale dell’Agenzia delle Entrate, può registrare un indirizzo telematico (PEC o codice) nell’area riservata.

Puoi registrare il tuo indirizzo telematico su Fatture e Corrispettivi → “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere le fatture elettroniche”. In questo modo chi ti deve mandare una fattura può trovare il tuo codice SDI.

Cosa fare se qualcosa va storto

La notifica di scarto riporta “codice errore 00002 — file non integro”. Il file XML è danneggiato o ha subito modifiche dopo la creazione. Rigenerano il file dal gestionale senza modificarlo manualmente. Se hai firmato il file digitalmente, la firma potrebbe essere corrotta: rifirma e ritrasmetti.

La fattura è stata scartata per “partita IVA non valida del cessionario”. Il numero di partita IVA del cliente che hai inserito è sbagliato o non esiste nel registro fiscale. Chiedi conferma al cliente, verifica su VibesPro del registro delle imprese o con il servizio VIES se è un’azienda UE, poi riemetti la fattura corretta.

Non ricevi nessuna notifica dopo ore. Se hai trasmesso via portale web, torna su Fatture e Corrispettivi e controlla lo stato nella sezione “Fatture trasmesse”. Se hai trasmesso via PEC, verifica che la tua PEC mittente non sia piena e che la mail sia partita. Aspetta fino a 5 giorni lavorativi prima di considerare il mancato recapito come un problema.

Il destinatario dice di non aver ricevuto la fattura. Controlla la notifica che hai ricevuto. Se è una ricevuta di consegna, la fattura è arrivata: il destinatario deve cercarla nella propria area riservata o nel gestionale. Se è una notifica di mancata consegna, avvisa il destinatario di controllare Fatture e Corrispettivi con le proprie credenziali.

Hai inviato la fattura con dati sbagliati (importo, descrizione) ma l’SDI l’ha accettata. L’SDI non controlla la correttezza commerciale, solo quella formale. Se l’importo è sbagliato, emetti una nota di credito per annullare la fattura errata e poi emetti una nuova fattura corretta. Non puoi “richiamare” una fattura già consegnata.

Il tuo gestionale dà errore e non riesce a trasmettere. Scarica il file XML dal gestionale e caricalo manualmente sul portale Fatture e Corrispettivi. È una procedura di emergenza perfettamente legale. Poi contatta l’assistenza del gestionale per risolvere il problema tecnico.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona
• Portale Fatture e Corrispettivi — accesso e trasmissione
• Specifiche tecniche FatturaPA — AgID
• Guida alla compilazione della fattura elettronica — Agenzia delle Entrate (PDF)
• Normativa: D.Lgs. 127/2015 — disposizioni sulla fatturazione elettronica

Domande frequenti

Cos’è il codice SDI e dove lo trovo? Il codice SDI è un identificativo di 7 caratteri alfanumerici che il tuo software o intermediario usa per recapitare la fattura elettronica. Se sei un privato o un’azienda senza sistema gestionale, puoi usare il codice 0000000 e indicare la tua PEC come indirizzo alternativo di recapito. Puoi anche registrare il tuo indirizzo telematico su Fatture e Corrispettivi per ricevere le fatture direttamente.

Quanto tempo impiega l’SDI a processare una fattura? In condizioni normali l’SDI elabora la fattura in pochi minuti. Nei periodi di picco, come fine mese o fine trimestre, può impiegare fino a 5 giorni lavorativi. Se non ricevi notifica entro 5 giorni, controlla lo stato della trasmissione sul portale Fatture e Corrispettivi nella sezione dedicata alle fatture inviate.

Cosa significa la notifica di “scarto” dell’SDI? Significa che la fattura ha un errore tecnico o formale: XML malformato, codice fiscale errato, partita IVA inesistente o formato non conforme. La fattura scaricata non è valida ai fini fiscali. Devi correggere l’errore segnalato e reinviare la fattura con un nuovo numero progressivo. Non riutilizzare il numero di quella scaricata.

Posso annullare una fattura già accettata dall’SDI? No. Una fattura accettata dall’SDI non si cancella. Per rettificarla devi emettere una nota di credito (che storna la fattura errata) e, se necessario, una nuova fattura corretta. L’SDI non prevede una procedura di cancellazione retroattiva delle fatture già consegnate.

L’SDI funziona anche per le fatture verso privati consumatori? Sì. L’obbligo di fattura elettronica via SDI vale per tutte le operazioni tra soggetti IVA. Per i privati consumatori finali (B2C) la fattura passa comunque per l’SDI, ma al cliente va consegnata anche una copia in formato cartaceo o PDF. Non sei obbligato a mandargli il file XML.

Cosa succede se il destinatario non ha una PEC o un codice SDI attivo? Trasmetti la fattura con codice 0000000 e nessuna PEC. L’SDI la rende disponibile nell’area riservata del destinatario su Fatture e Corrispettivi. Il mittente ha assolto l’obbligo fiscale. Spetta al destinatario accedere al portale con le proprie credenziali per recuperarla.

Come faccio a sapere se una fattura è stata consegnata? L’SDI ti invia una notifica di consegna via PEC o tramite il canale che hai usato per trasmettere. Se la consegna non va a buon fine entro 10 giorni, ricevi una “notifica di mancata consegna”. Questa non invalida la fattura: è comunque valida e il destinatario può recuperarla sul portale ufficiale.

Ultimo aggiornamento: 15 maggio 2026. Aggiornata la sezione sui canali di trasmissione e le notifiche SDI in base alle specifiche tecniche in vigore. Prossima revisione prevista: 11 novembre 2026.