Trasferire la PEC a un altro provider: si può fare davvero?

Te lo diciamo noi: no, nella maggior parte dei casi non puoi portare il tuo indirizzo PEC da un gestore all’altro. L’indirizzo è agganciato al dominio del provider — che resta di sua proprietà. Puoi però cambiare gestore in modo ordinato, senza perdere i messaggi e senza lasciare i tuoi contatti nel buio. Ti spieghiamo come.

Cosa devi sapere subito

• L’indirizzo PEC non è portabile come un numero di telefono: nessuna legge lo impone ai provider.
• Se il dominio lo hai registrato tu (ad esempio @tuaazienda.it), puoi invece spostare la casella dove vuoi.
• Prima di chiudere il vecchio account, devi scaricare tutti i messaggi: una volta chiuso, non li recuperi più.
• Il passaggio ordinato richiede un periodo di sovrapposizione tra vecchia e nuova casella: almeno 30 giorni.
• Se sei un’impresa o un professionista iscritto a un albo, hai l’obbligo di aggiornare la PEC nei registri ufficiali.

Perché non puoi “trasferire” la PEC come fai con il telefono

Con il numero di telefono esiste la portabilità: chiedi al nuovo operatore di portarti il numero, lui lo richiede al vecchio, fine. Con la PEC non funziona così.

Il motivo è tecnico e contrattuale insieme. L’indirizzo PEC ha sempre la forma nome@dominio.it, dove dominio.it è di proprietà del gestore. Aruba ha @arubapec.it, Poste Italiane ha @postecert.it, Infocert ha @legalmail.it, e così via. Quando sottoscrivi un contratto PEC con uno di questi gestori, stai affittando una casella su un dominio che non è tuo.

Non esiste una norma — né europea né italiana — che obblighi i provider PEC a cedere un indirizzo a un concorrente. AgID accredita i gestori e ne verifica la conformità tecnica, ma non interviene sulla portabilità degli indirizzi. È un vuoto normativo che lascia l’utente senza tutele su questo punto specifico.

L’unica eccezione: se hai una PEC su un dominio di tua proprietà — tipo info@miaditta.it, dove miaditta.it è registrato a nome tuo — allora puoi spostare la gestione della posta a qualsiasi provider senza cambiare indirizzo. In quel caso stai portando il dominio, non la casella. È una procedura diversa, che passa dalla modifica dei record DNS.

Quando ha senso cambiare provider PEC

Ci sono ragioni concrete per voler cambiare gestore, anche sapendo che l’indirizzo cambierà.

Il prezzo. I provider accreditati AgID hanno listini molto diversi. Si va da 5 euro l’anno per una casella base a 30 euro e oltre per piani con più spazio, più indirizzi alias o assistenza prioritaria. Se paghi 25 euro e un concorrente ti offre lo stesso servizio a 8, il risparmio nel tempo è reale.

Lo spazio. Alcune caselle storiche hanno limiti di 1 GB o meno. Se ricevi documenti pesanti in modo regolare, finisci lo spazio e smetti di ricevere messaggi — senza avvisi evidenti. Passare a un provider con più spazio risolve il problema.

L’interfaccia e l’app. Non tutti i provider hanno un pannello web o un’app mobile decente. Se la gestione quotidiana è scomoda, è un costo nascosto in termini di tempo.

La qualità del supporto. Se hai un problema tecnico — casella bloccata, messaggio non consegnato, accesso impossibile — hai bisogno di assistenza che risponda in tempi utili. Alcuni provider la offrono solo via ticket con tempi lunghi, altri hanno assistenza telefonica inclusa.

Il gestore chiude o cambia nome. Succede: un provider viene acquisito, cambia brand, smette di offrire il servizio. In quel caso sei costretto al cambio comunque — meglio farlo con calma che sotto pressione.

Come cambiare provider PEC senza perdere nulla

Come fare passo passo

1. Scegli il nuovo gestore. Confronta i provider accreditati AgID sul sito istituzionale. Guarda spazio incluso, prezzo, archivio sicurezza incluso, qualità dell’app e del supporto.
2. Attiva subito la nuova casella. Prima di disdire la vecchia. Hai bisogno di un periodo in cui entrambe funzionano.
3. Esporta tutti i messaggi dalla vecchia casella. Questo è il passaggio critico. Vedi la sezione dedicata qui sotto.
4. Imposta la risposta automatica sul vecchio indirizzo. Un testo semplice: “Questo indirizzo PEC non è più attivo. Il nuovo indirizzo è [nuovo indirizzo]. Aggiorna la tua rubrica.” Attivalo prima di fare qualsiasi comunicazione.
5. Manda una PEC di notifica a tutti i tuoi contatti. Dal vecchio indirizzo, così il messaggio ha data certa e valore legale.
6. Aggiorna la PEC in tutti i portali e registri ufficiali. Vedi la sezione specifica qui sotto.
7. Disdici il vecchio contratto. Rispetta i termini di preavviso. Tieni una copia della conferma di disdetta.

Il periodo di sovrapposizione minimo consigliato è 30 giorni. Se hai molti contatti o usi la PEC per rapporti continuativi con la PA, tienila attiva anche 60-90 giorni in ricezione.

Come esportare i messaggi dalla vecchia casella PEC

Non puoi “spostare” i messaggi da un provider all’altro in modo automatico. Devi scaricarli in locale e, se vuoi, caricarli manualmente sul nuovo account.

Metodo IMAP con client di posta

È il metodo più completo. Usa Thunderbird (gratuito) o Outlook.

• Apri il client e aggiungi l’account PEC vecchio con protocollo IMAP.
• Aspetta che il client sincronizzi tutte le cartelle (può volerci del tempo se hai anni di messaggi).
• Tutti i messaggi sono ora scaricati in locale sul tuo computer.
• Se vuoi caricarli sul nuovo provider, aggiungi anche il nuovo account IMAP e trascina le cartelle da un account all’altro all’interno del client.

Metodo esportazione ZIP dal pannello web

Alcuni provider (Aruba, Poste Italiane, Infocert) offrono questa opzione dal pannello web: cerca una voce tipo “Esporta messaggi” o “Backup casella”. Il risultato è un file ZIP o .mbox che puoi aprire con Thunderbird.

Cosa portare con te

Porta tutto, non solo le ultime email. Le PEC hanno valore legale e possono servirti come prova in una contestazione, anche a distanza di anni. L’obbligo di conservazione per i documenti fiscali è di 10 anni: se hai ricevuto fatture o comunicazioni ufficiali via PEC, conserva quei messaggi nel modo giusto.

Dove devi aggiornare il tuo nuovo indirizzo PEC

Questo è il lavoro più lungo, non tecnicamente difficile. Fai una lista di tutti i posti dove compare la tua PEC e aggiornali uno a uno.

Per privati cittadini

• Portale INPS (area riservata, sezione dati personali)
• Fascicolo Sanitario Elettronico, se l’hai registrato con la PEC
• Qualsiasi portale comunale o regionale dove ti sei registrato con PEC
• Contratti privati (assicurazioni, banche, utenze) se hai comunicato la PEC come recapito ufficiale

Per liberi professionisti

• Il tuo albo di categoria (Ordine degli Avvocati, Ingegneri, Commercialisti, ecc.). Ogni albo ha la procedura specifica, di solito via sportello online o telematico.
• Agenzia delle Entrate, area riservata, sezione profilo
• INPS, area riservata
• Qualsiasi SUAP o ente con cui hai pratiche in corso

Per imprese e società

• Registro delle Imprese: obbligatorio per legge. La comunicazione si fa tramite pratica telematica (modello S2 per le srl, e così via) attraverso la CCIAA competente. Puoi usare il servizio ComUnica o rivolgerti a un intermediario.
• INIPEC (l’indice nazionale dei domicili digitali): si aggiorna in automatico dopo la variazione al Registro delle Imprese, ma controlla che sia avvenuto.
• Agenzia delle Entrate
• INPS
• Clienti e fornitori con cui hai rapporti continuativi

Carte alla mano: la mancata comunicazione del cambio di PEC al Registro delle Imprese non è solo un problema pratico. Alcune notifiche legali viaggiano via PEC al domicilio digitale registrato. Se quella PEC non funziona più, la notifica si considera comunque avvenuta e non puoi eccepire di non averla ricevuta.

PEC su dominio proprio: il caso in cui la portabilità esiste davvero

Se la tua PEC è tizio@tuaazienda.it e tuaazienda.it è un dominio registrato a nome tuo (o della tua azienda), la situazione è diversa.

In questo caso l’indirizzo è tuo. Puoi spostare la gestione della casella su qualsiasi provider che supporti domini personalizzati, senza cambiare indirizzo.

La procedura tecnica prevede:

• Attivare il servizio PEC su dominio personalizzato presso il nuovo provider.
• Modificare i record MX del tuo dominio per puntare ai server del nuovo gestore.
• Attendere la propagazione DNS (di solito 24-48 ore).
• Configurare le caselle sul nuovo gestore.

Non è una procedura complicata, ma richiede accesso al pannello di gestione del tuo dominio (registrar). Se non l’hai mai fatto, chiedi supporto al nuovo provider: quasi tutti i gestori accreditati hanno un’assistenza tecnica dedicata proprio per questi passaggi.

Attenzione: durante la propagazione DNS potresti perdere alcuni messaggi in arrivo. Pianifica il passaggio in un momento di bassa attività.

Confronto tra i principali provider PEC accreditati

Questi dati sono indicativi. I listini cambiano: verifica sempre sul sito ufficiale prima di acquistare.

Chi te lo dice davvero: l’elenco completo dei gestori accreditati è sul sito AgID, alla pagina dedicata alla posta elettronica certificata. Lì trovi anche lo stato dell’accreditamento di ciascun provider.

Cosa fare se il tuo provider chiude o sospende il servizio

Succede più raramente di quanto si pensi, ma succede. Se ricevi una comunicazione che il provider sospende il servizio, hai poco tempo per agire.

Prima cosa: scarica tutti i messaggi immediatamente. Non aspettare.

Seconda cosa: attiva una nuova casella su un altro gestore accreditato. Se hai urgenze legali in corso (notifiche di atti, procedimenti, scadenze), comunicalo subito alle controparti e all’autorità competente.

Terza cosa: aggiorna il domicilio digitale in tutti i registri ufficiali.

I provider accreditati AgID sono soggetti a obblighi di continuità del servizio e devono comunicare agli utenti la chiusura con un preavviso adeguato (generalmente 30 giorni). Se non rispettano questi obblighi, puoi presentare un reclamo ad AgID.

Fonti ufficiali

• AgID – Elenco gestori PEC accreditati: la lista aggiornata dei provider autorizzati a erogare il servizio in Italia.
• INIPEC – Indice Nazionale dei Domicili Digitali: per verificare e aggiornare il domicilio digitale di imprese e professionisti.
• Registro delle Imprese – Unioncamere: per le pratiche di aggiornamento della PEC aziendale.
• Normattiva – DPR 68/2005: il decreto che regola la PEC in Italia.
• CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale: la norma quadro sul domicilio digitale.

Domande frequenti

Posso tenere il mio indirizzo PEC se cambio provider?

No, nella grande maggioranza dei casi. L’indirizzo PEC è legato al dominio del provider, che resta suo. Se cambi gestore, l’indirizzo cambia. Puoi conservare l’indirizzo solo se possiedi tu il dominio — cioè se la tua PEC è su un dominio privato che hai registrato a nome tuo.

Come avviso tutti i contatti quando cambio indirizzo PEC?

Scarica la rubrica dal vecchio provider, poi manda una PEC a tutti i contatti con il nuovo indirizzo. Imposta un messaggio di risposta automatica sulla vecchia casella per il tempo di sovrapposizione. Se usi la PEC per rapporti con la PA, aggiorna i dati su ogni portale (INPS, Agenzia Entrate, INIPEC, ecc.).

Quanto dura il periodo in cui posso ancora ricevere messaggi sul vecchio indirizzo?

Dipende dal contratto con il vecchio provider. In genere vai da 30 a 90 giorni dopo la scadenza o la disdetta. Alcuni gestori tengono attiva la casella in sola ricezione per 30 giorni. Leggi le condizioni contrattuali prima di disdire.

Posso scaricare tutte le mie email PEC prima di chiudere il vecchio account?

Sì, e devi farlo prima di chiudere. Usa un client di posta (Thunderbird, Outlook) configurato con protocollo IMAP: scarica tutte le cartelle in locale. In alternativa, alcuni provider offrono un’esportazione in formato ZIP o .mbox direttamente dal pannello web.

Devo comunicare il cambio di PEC all’Agenzia delle Entrate?

Sì, se sei un libero professionista o un’impresa. Aggiorna la PEC nel Registro delle Imprese tramite pratica telematica, oppure nel tuo profilo sull’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Per i privati cittadini non c’è obbligo di legge, ma conviene aggiornare comunque i servizi che la usano.

La portabilità della PEC esiste come per i numeri di telefono?

No. Non esiste una normativa che obblighi i provider PEC a portare l’indirizzo da un gestore all’altro, come accade per i numeri di telefono fisso o mobile. Ogni provider è libero di non offrirla, e quasi tutti non la offrono.

Quanto costa attivare una nuova PEC?

Tra 5 e 30 euro l’anno, a seconda del gestore e dello spazio incluso. I provider accreditati AgID pubblicano i listini sul proprio sito. Alcuni offrono piani di ingresso molto economici, ma per uso professionale conviene un piano con almeno 2 GB di spazio e assistenza telefonica inclusa.